We verzamelen persoonsgegevens om onze activiteiten uit te kunnen voeren. Wanneer je je persoonsgegevens aan ons beschikbaar stelt kun je ervan uitgaan dat wij hier zorgvuldig mee omgaan. We houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), geldig vanaf 25 mei 2018.
Door deze ingekorte versie van ons privacybeleid op onze website te publiceren willen we heldere en transparante informatie geven over de manier waarop we persoonsgegevens verwerken en waarvoor. De uitgebreide versie kun je opvragen bij onze secretaris via [email protected].
Er zijn verschillende doeleinden waarvoor TV Huros persoonsgegevens verzamelt en verwerkt:
1) Lidmaatschap TV Huros
Door lid te worden sluit je een overeenkomst met ons af. Om deze goed uit te kunnen voeren vragen we je een aantal persoonsgegevens met ons te delen. Deze worden opgeslagen en bijgehouden in de ledenadministratie door de ledenadministrateur. Hierdoor kunnen we onze vereniging goed besturen en onze wettelijke verplichtingen nakomen, kunnen we contact met je opnemen over je lidmaatschap en het lidmaatschapsgeld incasseren.
Als je jonger dan 16 jaar bent moet een ouder/voogd toestemming geven voor het opnemen van je persoonsgegevens in onze ledenadministratie. Wij nemen in dit geval ook een aantal gegevens van de ouder/voogd op in onze administratie.
Wanneer je je als (aankomend) lid inschrijft, geeft je ons toestemming om je persoonsgegevens voor de doelen die hier genoemd staan op te slaan en te verwerken. We bewaren je persoonsgegevens zolang je lid bent. Wanneer je je lidmaatschap opzegt zullen wij je persoonsgegevens binnen één kalenderjaar verwijderen uit onze ledenadministratie.
TV Huros maakt gebruik van de KNLTB ledenadministratie software en de KNLTB Clubapp. Dit zijn diensten die wij afnemen bij de KNLTB. Ook voor het incasseren van het lidmaatschapsgeld hebben we een overeenkomst met de KNLTB, die dit uitbesteed aan Mollie. Alleen gemachtigde content beheerders en administrators hebben toegang tot je gegevens binnen deze omgevingen en je gegevens mogen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor ze verstrekt zijn, zoals het factureren en incasseren van lidmaatschapsgeld.
Als lid ontvang je regelmatig actuele informatie via email of de KNLTB Clubapp, zoals clubnieuws, informatie over evenementen of beschikbaarheid van banen. Je kunt je afmelden voor deze emails door een mail te sturen naar het secretariaat via info@tvhuros.
Om te kunnen voldoen aan de regels m.b.t. verantwoord alcoholgebruik vragen we senior leden die bardiensten draaien om een instructie verantwoord alcohol schenken te volgen. Het certificaat dat je ontvangt wordt opgeslagen in de algemene administratie en in een multomap achter de bar in het clubhuis. Deze gegevens worden verwijderd binnen één kalenderjaar na opzegging van je lidmaatschap.
Persoonsgegevens worden door ons niet verspreid aan derden voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden.
Leden kunnen met elkaar afspreken gegevens uit te wisselen om tennisafspraken te maken, bijv. via WhatsApp of de KNLTB Clubapp. Deze uitwisseling van persoonsgegevens valt niet onder de verantwoordelijkheid van TV Huros.
2) Lidmaatschap KNLTB
Wanneer je bij TV Huros als lid wordt ingeschreven, dan wordt je ook aangemeld als lid van de KNLTB, de tennisbond. Wij leveren hiervoor je persoonsgegevens uit onze ledenadministratie door aan de KNLTB. De KNLTB verwerkt deze gegevens voor een eigen doel (je bondslidmaatschap) en heeft een eigen verantwoordelijkheid om zich te houden aan de AVG voor het KNLTB ledenbestand. De KNLTB heeft een eigen verwerkingsregister en privacyverklaring. Zie hiervoor https://www.knltb.nl/overig/privacy/privacy-statement/.
3) Deelname KNLTB competitie
De KNLTB organiseert verschillende competities. Als lid van TV Huros kun je hieraan in teamverband deelnemen. Je meldt je aan voor een competitie via onze Verenigingscompetitieleider (VCL), die als contactpersoon optreedt tussen ons en de KNLTB. Wanneer je je aanmeldt geef je de VCL toestemming een aantal van je persoonsgegevens te verwerken voor je inschrijving en deelname aan de KNLTB competitie. De VCL verwijdert je gegevens binnen drie maanden na afloop van de competitie waar je je voor ingeschreven hebt.
4) Deelname evenementen TV Huros
TV Huros organiseert verschillende evenementen voor haar eigen leden en, in het geval van een open toernooi, leden van andere tennisverenigingen. Als lid van TV Huros kun je hieraan deelnemen. je kunt je aanmelden voor de (open) toernooien en de clubkampioenschappen via www.toernooi.nl en voor de clubevenementen via email of de KNLTB Clubapp. Wanneer je je voor een toernooi inschrijft geef je de organisatie achter www.toernooi.nl toestemming een aantal persoonsgegevens te verwerken en door te geven aan TV Huros, zodat we het toernooi kunnen organiseren. We gebruiken hiervoor ToernooiPlanner. De toernooicommissie verwijdert je gegevens binnen 1 maand na afloop van het toernooi waar je je voor ingeschreven heeft. We slaan je e-mailadres apart op in de administratie om je gericht uit te kunnen nodigen voor toekomstige toernooien. Deze gegevens worden na 1,5 jaar verwijderd.
Bij evenementen wordt toestemming gevraagd voor het maken en publiceren van opnames (foto, film, geluid) van (deelnemers aan) het evenement via de verschillende communicatiekanalen van TV Huros (website, social media, nieuwsbrief, narrowcasting). Deze gegevens kunnen worden opgenomen in het archief van TV Huros voor clubhistorische doeleinden. Foto’s en beeldmateriaal van personen onder de 16 jaar zullen alleen met toestemming van ouders/verzorgers worden gebruikt. Je kunt ons altijd vragen je e-mail adres of (publicaties van) beeld- en geluidsmateriaal waarop je herkenbaar bent te verwijderen door een e-mail te sturen naar [email protected]
5) En verder…
Met de organisaties die persoonsgegevens voor onze vereniging verwerken zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten, waarin afspraken zijn gemaakt over hoe deze organisatie omgaat met je persoonsgegevens, bijv. op het gebied van beveiliging, (geen) doorgifte en het verwijderen van persoonsgegevens. Je kunt deze verwerkersovereenkomsten opvragen bij onze secretaris via [email protected].
De functionarissen van onze vereniging die met persoonsgegevens omgaan worden voorgelicht over het privacy beleid en hun verantwoordelijkheid daarin. Zij zullen op een professionele manier omgaan met de privacy van de leden van onze vereniging en andere deelnemers aan onze toernooien en evenementen.
Om de eigendommen, leden en bezoekers van onze vereniging te beschermen maken we gebruik van cameratoezicht op het complex. Dit staat zichtbaar aangegeven. De beelden worden na 10 dagen verwijderd en alleen bekeken als daar een concrete aanleiding voor is. Als blijkt dat er een incident is vastgelegd op beeld worden alleen de relevante beelden bewaard ter ondersteuning van bijvoorbeeld een aangifte bij de politie, tot het incident is afgehandeld.
Als club zijn we aanwezig op social media, met name facebook en instagram. Hiervoor is het privacy beleid van het betreffende medium van toepassing.
Het auteursrecht van (alle informatie op) onze website berust bij TV Huros, of bij derden die met toestemming (beeld)materiaal beschikbaar hebben gesteld aan ons. Het is dan ook niet toegestaan om de website of onderdelen daarvan (elektronisch of anderszins) te kopiëren, wijzigingen aan te brengen en/of openbaar te maken zonder onze toestemming.
Bij een eventueel data lek, waarbij er schending van rechten van betrokkenen wordt geconstateerd zullen de betreffende leden en de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering van het lek in kennis worden gesteld [art. 33.1 van het AVG]. In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris een registratie bijhouden.
Je hebt het recht TV Huros te vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken. Stuur een e-mail met je verzoek naar [email protected]. We zullen binnen 4 weken schriftelijk of via e-mail reageren.