Privacy beleid

Privacy beleid TV Huros

Datum: 20 juni 2018

TV Huros verzamelt voor haar activiteiten persoonsgegevens. Wanneer u persoonsgegevens aan ons beschikbaar stelt moet u ervan uit kunnen gaan dat wij hier zorgvuldig mee omgaan. Hierbij houden we ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), geldig vanaf 25 mei 2018. Middels dit privacy beleid, gepubliceerd op onze website www.tvhuros.nl, willen wij heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop zij persoonsgegevens verwerkt en waarvoor.

Op de jaarvergadering en op de website zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan. Alle nieuwe bestuurs- en commissieleden worden voorgelicht over het privacy beleid en hun verantwoordelijkheid daarin. Bestuurs- en commissieleden zullen op een professionele manier omgaan met de privacy van de leden van onze vereniging en andere deelnemers aan onze toernooien en evenementen.

Er zijn verschillende doeleinden waarvoor TV Huros persoonsgegevens verzamelt en verwerkt:

  1. Lidmaatschap TV Huros

Door lid te worden sluit u een overeenkomst met ons af. Om deze overeenkomst goed uit te kunnen voeren vragen we u om een aantal persoonsgegevens. Deze worden opgeslagen en bijgehouden in de ledenadministratie door de ledenadministrator. Deze persoonsgegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van de vereniging. Ze worden gebruikt voor het nakomen van wettelijke verplichtingen die wij als vereniging hebben, om u te informeren over algemene ledenzaken, om u te kunnen benaderen over specifieke zaken m.b.t. uw eigen lidmaatschap, de lidmaatschapsgelden te incasseren en voor analyses van ons ledenbestand.

 

Voor jeugdleden jonger dan 16 jaar geldt dat een ouder/voogd toestemming moet geven voor de opname van de benodigde persoonsgegevens van het jeugdlid in onze ledenadministratie. Wij nemen in dit geval ook een aantal gegevens van de ouder/voogd op in onze administratie.

 

We vragen u voor de uitvoering van het lidmaatschap om de volgende persoonsgegevens:

  • Voornaam, achternaam en voorletters (alle leden)
  • Adres, postcode, woonplaats, land, e-mail adres (alle leden) - ten behoeve van schriftelijke correspondentie
  • E-mail adres ouder/voogd (jeugdleden) – ten behoeve van schriftelijke correspondentie
  • (Mobiele) Telefoonnummer (alle leden en/of ouder/voogd jeugdlid) – ten behoeve van mondeling contact
  • Geboortedatum, geslacht, speelsterkte - ten behoeve van indeling in de juiste categorie voor competities en toernooien (alle leden)
  • IBAN bankrekeningnummer en tenaamstelling (alle leden of ouder/voogd jeugdlid) – ten behoeve van het incasseren van lidmaatschaps- of trainingsgelden
  • Pasfoto (alle leden) – ten behoeve van de KNLTB ledenpas, die verplicht is voor het afhangen van banen en identificatie tijdens competitie en toernooien

 

Wanneer u zich als (aspirant) lid inschrijft, bij voorkeur via (het verzenden van het inschrijfformulier op) onze website, geeft u ons tevens toestemming om bovenstaande persoonsgegevens voor de hierboven genoemde doeleinden te op te slaan en te verwerken. Het inschrijfformulier verwijst naar ons privacy beleid. Verwerking in de ledenadministratie gebeurt uiterlijk binnen een maand na aanmelding. U ontvangt een bevestiging van uw inschrijving als lid.

 

We bewaren uw persoonsgegevens zolang u lid bent. Wanneer u uw lidmaatschap opzegt zullen wij de persoonsgegevens na één kalenderjaar verwijderen uit de ledenadministratie.

 

TV Huros maakt gebruik van de KNLTB ledenadministratie software, een dienst die wij afnemen bij de KNLTB. De ledenadministrator is verantwoordelijk voor een actuele en correcte ledenadministratie. TV Huros zal binnenkort gebruik gaan maken van het facturatie systeem van de KNLTB. Tot die tijd wordt de ledenadministratie geïmporteerd in de web omgeving van VisualClubWeb. Dit is nodig om gebruik te kunnen maken van de facturatie/incasso module ten behoeve van het innen van de contributie. Toegang tot de gegevens binnen deze omgeving is alleen toegestaan voor gemachtigde content beheerders en de administrator van VisualClubWeb en de gegevens mogen alleen gebruikt worden voor de facturatie.

 

Als lid ontvangt u een aantal keer per jaar een nieuwsbrief. Deze wordt verstuurd naar het e-mail adres dat in onze ledenadministratie geregistreerd staat. U kunt zich afmelden voor de nieuwsbrief door een mail te sturen naar het secretariaat via info@tvhuros. Uw emailadres wordt verder gebruikt voor het toesturen van informatie over (nieuwe) evenementen en toernooien. Die toestemming kunt u altijd intrekken door een e-mail te sturen naar info@tvhuros.nl.

 

TV Huros zal leden uitnodigen om via social media een connectie te maken, zodat we u kunnen blijven informeren en in dialoog kunnen gaan over onze vereniging, toernooien en evenementen. Het doel hiervan is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. Hiervoor is het privacy beleid van het betreffende medium van toepassing. U kunt te allen tijde de connectie met TV Huros verbreken en/of de beheerder van TV Huros verzoeken dit voor u te doen door een e-mail te sturen naar info@tvhuros.nl.

 

Om te kunnen voldoen aan de regelgeving betreffende verantwoord alcoholbeleid zal TV Huros leden die bardiensten draaien vragen om een instructie verantwoord alcohol schenken te volgen. Het certificaat dat hiermee verkregen wordt zal opgeslagen worden in de algemene administratie en in een multomap in de bestuurskamer onder verantwoordelijkheid van de barcommissie. Deze gegevens worden verwijderd binnen één kalenderjaar na opzegging van uw lidmaatschap.

 

Persoonsgegevens worden door ons NIET verspreid aan derden voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden. Met de organisaties die persoonsgegevens voor onze vereniging verwerken zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten. In deze verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt over hoe deze organisatie die in opdracht van TV Huros uw gegevens verwerkt omgaat met de persoonsgegevens, bijv. op het gebied van beveiliging, (geen) doorgifte en het verwijderen van persoonsgegevens. U kunt deze verwerkersovereenkomsten opvragen bij onze secretaris via info@tvhuros.nl.

 

NB: leden kunnen afspreken gegevens uit te wisselen om tennisafspraken te maken, bijv. via Teamers of WhatsApp. Dit is een onderlinge afspraak, waarbij de uitwisseling van persoonsgegevens niet onder de verantwoordelijkheid van de vereniging valt.

 

  1. Lidmaatschap KNLTB

Wanneer u bij TV Huros als lid wordt ingeschreven wordt u ook aangemeld als lid van de KNLTB. Wij leveren hiervoor de persoonsgegevens uit onze ledenadministratie door aan de KNLTB. De KNLTB verwerkt uw persoonsgegevens voor een eigen doel (uw bondslidmaatschap) en heeft een eigen verantwoordelijkheid om zich te houden aan de AVG voor zijn ledenbestand. De KNLTB beschikt over een eigen verwerkingsregister en privacyverklaring. Zie hiervoor https://www.knltb.nl/overig/privacy/privacy-statement/.

 

  1. Deelname competitie KNLTB

De KNLTB organiseert ten behoeve van haar bondsleden verschillende competities. Als lid van TV Huros kunt u hieraan deelnemen. Aanmelding voor een competitie verloopt via onze Verenigingscompetitieleider (VCL), die als liaison optreedt tussen TV Huros en de KNLTB.

Wanneer u zich aanmeldt geeft u de VCL toestemming een aantal persoonsgegevens van u te verwerken ten behoeve van uw inschrijving en deelname aan de KNLTB competitie:

  • Voornaam, achternaam, voorletters en bondslidmaatschapsnummers van de leden van uw competitieteam
  • Naam en (mobiele) telefoonnummer van de captain van uw team

De VCL verwijdert uw gegevens binnen 3 maanden na afloop van de competitie waar u zich voor ingeschreven heeft.

 

  1. Deelname (open) toernooien TV Huros

TV Huros organiseert ten behoeve van haar eigen leden en, in het geval van een open toernooi, leden van andere tennisverenigingen, verschillende toernooien. Als lid van TV Huros of een andere vereniging aangesloten bij de KNLTB kunt u hieraan deelnemen. Aanmelding voor de (open) toernooien verloopt via www. toernooi.nl. Wanneer u zich inschrijft geeft u de organisatie achter www.toernooi.nl toestemming een aantal persoonsgegevens van u te verwerken en door te geven aan de toernooicommissie van TV Huros ten behoeve van de uitvoering van het door TV Huros georganiseerde toernooi. De toernooicommissie gebruikt hiervoor ToernooiPlanner. Deze bevat door deelnemers verstrekte persoons informatie:

  • Naam, adres en woonplaats
  • E-mail adres en telefoonnummer
  • IBAN bankrekeningnummer ten behoeve van het incasseren van inschrijfgelden
  • Spelergegevens, op basis van de KNLTB openbare spelersprofiel gegevens

 

De toernooicommissie verwijdert uw gegevens binnen 1 maand na afloop van het toernooi waar u zich voor ingeschreven heeft.

 

De toernooicommissie zal u daarnaast toestemming vragen voor:

  • Het maken en publiceren van opnames (foto, film, geluid) van (deelnemers aan) het toernooi via verschillende communicatiekanalen van TV Huros (website, social media, nieuwsbrief, narrowcasting). Foto’s en beeldmateriaal van leden onder de 16 jaar zal alleen met toestemming van ouders/verzorgers worden gebruikt.
  • Het opslaan van opnames (foto, film, geluid) van (deelnemers aan) het toernooi in het archief van TV Huros voor clubhistorische doeleinden. Deze gegevens worden opgenomen in het archief van TV Huros. Foto’s en beeldmateriaal van leden onder de 16 jaar zal alleen met toestemming van ouders/verzorgers worden opgeslagen.
  • Het opslaan van uw e-mailadres om u gericht uit te kunnen nodigen voor toekomstige toernooien. Deze gegevens worden opgeslagen in de algemene administratie van TV Huros en na 1,5 jaar verwijderd.

U kunt ons te allen tijde vragen uw e-mail adres of (publicaties van) beeld- en geluidsmateriaal waarop u herkenbaar bent te verwijderen door een e-mail te sturen naar info@tvhuros.nl

TV Huros zal deelnemers aan toernooien uitnodigen om via social media een connectie te maken, zodat we u kunnen blijven informeren over onze vereniging, toernooien en evenementen. Hiervoor is het privacy beleid van het betreffende medium van toepassing. U kunt te allen tijde de connectie met TV Huros verbreken en/of de beheerder van TV Huros verzoeken dit voor u te doen via info@tvhuros.nl.

 

  1. Deelname clubkampioenschappen en overige evenementen TV Huros

TV Huros organiseert ten behoeve van haar eigen leden verschillende evenementen, waaronder clubkampioenschappen en andere evenementen. Als lid van TV Huros kunt u hieraan deelnemen. Voor de evenementen waarvoor u zich in moet schrijven geeft u ons toestemming een aantal persoonsgegevens van u te verwerken ten behoeve van de uitvoering van het door TV Huros georganiseerde evenement. Deze worden vanuit de ledenadministratie doorgegeven aan de organisator van het evenement. Het gaat daarbij om:

  • Voornaam, achternaam en voorletters
  • E-mail adres
  • (Mobiele) Telefoonnummer
  • Geboortedatum, geslacht, speelsterkte

 

De organisator verwijdert uw gegevens binnen 1 maand na afloop van het toernooi waar u zich voor ingeschreven heeft.

We zullen u daarnaast toestemming vragen voor:

  • Het maken en publiceren van opnames (foto, film, geluid) van (deelnemers aan) het toernooi via verschillende communicatiekanalen van TV Huros (website, social media, nieuwsbrief, narrowcasting). Foto’s en beeldmateriaal van leden onder de 16 jaar zal alleen met toestemming van ouders/verzorgers worden gebruikt.
  • Het opslaan van opnames (foto, film, geluid) van (deelnemers aan) het toernooi in het archief van TV Huros voor clubhistorische doeleinden. Deze gegevens worden opgenomen in het archief van TV Huros.  Foto’s en beeldmateriaal van leden onder de 16 jaar zal alleen met toestemming van ouders/verzorgers worden gebruikt.
  • Het opslaan van uw e-mailadres om u gericht uit te kunnen nodigen voor toekomstige toernooien. Deze gegevens worden opgeslagen in de algemene administratie van TV Huros en na 1,5 jaar verwijderd.

U kunt ons te allen tijde vragen uw e-mail adres of (publicaties van) beeld- en geluidsmateriaal waarop u herkenbaar bent te verwijderen door een e-mail te sturen naar info@tvhuros.nl

TV Huros zal deelnemers aan evenementen uitnodigen om via social media een connectie te maken, zodat we u kunnen blijven informeren over onze vereniging, toernooien en evenementen. Hiervoor is het privacy beleid van het betreffende medium van toepassing. U kunt te allen tijde de connectie met TV Huros verbreken en/of de beheerder van TV Huros verzoeken dit voor u te doen via info@tvhuros.nl.

 

En verder…

Om de eigendommen, leden en bezoekers van onze vereniging te beschermen maakt TV Huros gebruik van cameratoezicht op het complex. Dit staat zichtbaar aangegeven. De beelden worden na 10 dagen verwijderd en alleen bekeken als daar een concrete aanleiding voor is. Als blijkt dat er een incident is vastgelegd op beeld worden alleen de relevante beelden bewaard ter ondersteuning van bijvoorbeeld een aangifte bij de politie, tot het incident is afgehandeld.

Het auteursrecht van (alle informatie op) onze website berust bij TV Huros, of bij derden die met toestemming (beeld)materiaal beschikbaar hebben gesteld aan TV Huros. Het is dan ook niet toegestaan om de website of onderdelen daarvan (elektronisch of anderszins) te kopiëren, wijzigingen aan te brengen en/of openbaar te maken zonder voorafgaande toestemming van TV Huros. TV Huros maakt geen gebruik van cookies op haar website. NB: sites als Toernooi.nl en KNLTB.nl doen dit wel. Informatie hierover kunt u vinden op de betreffende website.

Bij een eventueel data lek, waarbij er schending van rechten van betrokkenen wordt geconstateerd zullen de betreffende leden en de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering van het lek in kennis worden gesteld [art. 33.1 van het AVG]. In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris een registratie bijhouden.

U hebt het recht TV Huros te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken. U kunt dit doen door een e-mail te sturen naar info@tvhuros.nl. We zullen binnen 4 weken schriftelijk of via e-mail op uw verzoek reageren.

 

 

 

 

Bijlage: begrippenlijst

  1. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): een Europese verordening die per 25 mei 2018 ingaat, welke nieuwe eisen stelt aan het verzamelen, verwerken en bewaren van persoonsgegevens. Deze verordening staat ook bekend onder de term GDPR.
  2. Vereniging: TV Huros, zoals geregistreerd bij de Kamer van Koophandel en omschreven in de statuten.
  3. Bestuur: Onder bestuur wordt verstaan de mensen die als bestuursleden van TV Huros zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
  4. Leden: zijn alle ingeschreven en betalende leden van TV Huros.
  5. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Zie ook artikel 4 van de AVG.
  6. Verwerkingsovereenkomst: een overeenkomst tussen de TV Huros en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn en wordt bijgehouden in een verwerkingsregister.